Mia Ingman ritar vägkartan för framtidens samarbete i GRO

GRO vill samla organisationer utan traditionella hierarkier, men hur får man samarbetet att fungera i praktiken? I sitt MBA-slutprojekt har Mia Ingman undersökt vad som krävs för att visionen ska bära. 

När Mia Ingman inledde sina MBA-studier vid Tammerfors yrkeshögskola visste hon ännu inte vad hennes slutprojekt skulle handla om. Men ett inlägg om GRO på sociala medier väckte hennes nyfikenhet.

– Jag började läsa på och tyckte idén om ett hus där lärande och samarbete kan växa fram lät jätteintressant, säger Mia.

När det blev dags att välja tema för sitt slutarbete såg Mia en möjlighet att förena sina två kompetens- och intresseområden: affärsutveckling och lärande. Med erfarenhet av att utveckla och leda ett alumnnätverk och externa relationer inom högskolesektorn och studier i pedagogisk ledarskap (Educational Leadership) ville hon bidra till att skapa en hållbar samarbetsmodell för GRO. 

Hon tog kontakt med GRO:s projektchef Niklas Wahlström och presenterade sin idé: att kartlägga vad som krävs för att bygga en samarbetsmodell i ett hus där många aktörer ska verka tillsammans.

I dag är hon i full fart med att ta fram samarbetsmodellen för GRO. Modellen bygger på enkäter och fokusgrupper med aktörer från privata sektorn, offentliga sektorn och tredje sektorn. Syftet är att bland annat identifiera vad som krävs för att samarbete faktiskt ska uppstå och vilka hinder man måste mota i grind genast från början. 

Tre grundpelare som möjliggör samarbete

När Mia Ingman analyserade både enkäten och intervjuerna med de olika aktörerna – från både stora och små organisationer – utkristalliserade sig tre avgörande faktorer för att samarbete ska uppstå och hålla över tid.

• Gemensamt intresse

• Kommunikation

• Delade resurser & kompletterande kompetenser

1. Gemensamt intresse 

Allt börjar med ett gemensamt intresse. Utan det sker inget samarbete.

– Det handlar om att identifiera något som alla parter genuint brinner för: ett tema, ett projekt, ett evenemang eller ett samhälleligt mål, säger Mia.

Det gemensamma intresset fungerar som motorn. När aktörer upplever att de vill åt samma håll, uppstår en naturlig vilja att hitta former för att arbeta tillsammans.

2. Kommunikation

Men en gemensam idé räcker inte. De intervjuade aktörerna betonade att samarbete inte får ske bara för att det ”hör till”. För det här krävs kontinuerlig och tydlig kommunikation.

– Det måste finnas en genuin vilja att arbeta tillsammans och en jämlikhet mellan parterna. Det måste finnas regelbunden kommunikation både i formella och informella sammanhang för att bygga en ömsesidig tillit mellan alla aktörer, säger Mia.

Ömsesidig tillit innebär att man litar på att alla tar ansvar enligt överenskomna roller och att samarbetet upplevs som rättvist och meningsfullt och att alla parter gynnas av samarbetet. 

3. Delade resurser och kompletterande kompetenser 

När både gemensamt intresse och tillit finns på plats kan samarbetet börja skapa konkret värde.

För mindre aktörer fungerar samarbetet som en hävstång: genom att dela resurser blir större projekt möjliga. För större organisationer handlar det om att bryta silos, utmana invanda arbetssätt och få in nya perspektiv.

I GRO:s kontext är det här grunden till vad det betyder att vara en växelverkstad. Huset ska vara en plats där kompetenser möts och nya, mer effektiva sätt att arbeta växer fram.

Bild: Alla dessa faktorer spelar en roll för att ett samarbete ska lyckas.

Tydlig ansvarsfördelning genom hela samarbetet

Visionen för GRO är en platt organisation där makten delas mellan hyresgästerna. Men Mias forskning visar att platt inte betyder otydlig. Tvärtom kräver en icke-hierarkisk struktur ännu större klarhet.

– Även i en platt organisation måste det vara klart hur beslut fattas och vem som ansvarar för vad. Annars uppstår snabbt missförstånd, säger Mia.

De som Mia intervjuat lyfter fram behovet av en arbetsgrupp med tydligt mandat och ett definierat ledarskap. Ledarskapet behöver inte vara permanent, utan kan rotera mellan aktörerna, så länge ansvarsfördelningen är klar. Målen behöver också följas upp regelbundet för att säkerställa att samarbetet fortsätter att skapa mervärde åt alla inblandade.

Strukturer skapar ramar, men det är i relationerna som samarbetet prövas på riktigt.

– När man i ett samarbete märker att något inte fungerar, till exempel att ansvarsfördelningen känns otydlig, är det viktigt att mötas som människor och ta tag i utmaningen direkt. Genom att vara öppen och ha förståelse för att vi alla fungerar olika kan man fokusera på att lösa själva problemet istället för att skuldbelägga varandra. Det handlar om att våga kommunicera ärligt så fort något skaver, säger Mia. 

Rak kommunikation kräver ömsesidig tillit. Och tillit byggs enligt respondenterna också utanför mötesrummen.

– Över två tredjedelar av respondenterna ser de informella mötena, alltså samtalen vid kaffemaskinen och under gemensamma luncher som viktiga. Det är ofta där man upptäcker gemensamma intressen, nya samarbetsmöjligheter och lär sig av varandra, säger Mia.

Förutom de tre avgörande faktorerna som Mia räknar, måste ett fungerande samarbete vila på gemensamma värderingar.  

Samarbete kräver mer än bara kontakter

Organisationerna i studien är mycket positivt inställda till GRO:s värderingar. Så gott som alla skriver under värderingarna: omfamnande och ögonöppnande. Och två tredjedelar upplever att bildning redan är en central del av deras egen verksamhet. Samtidigt finns det en tydlig förväntan på att dessa värderingar ska synas i vardagen.

– Min studie visar på att gemensamma värderingar är viktiga, och att samarbetspartners uppfattar dem på samma sätt i praktiken kan vara en avgörande faktor. Om de inte syns i dagliga sammanhang riskerar de bli tomma ord, säger Mia.

Mias undersökning bekräftar att det finns ett uttalat behov av en plattform för samarbete. Vanligen fungerar mässor för företag som sådana plattformar, men GRO:s särskilda roll är att bygga en hållbar gemenskap.

– Mässor eller digitala plattformar som LinkedIn ger kontakter. Men GRO bygger en gemenskap där de gemensamma värderingarna och ett gemensamt värde syns i vardagen. Det är genom denna gemenskap som nya sätt att samarbeta kan uppstå. Det är där GRO har sitt absolut viktigaste uppdrag som plattform, säger Mia.